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初めての海外出張の準備で、まずすべきこととは?

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上田さん3こんにちは。海外営業部の上田です。

海外出張へ行くことが決まりました!!

。。。となったとして、
しょっちゅう行っている方には当たり前のことでも、初めての方、それも「突然一人で。。。」となった時には、とても不安になります。

そんな私も、17年くらい前に初めてアメリカに一人で出張に行きました。その時は何度かマレーシアの工場へ上司と2−3行っていたのですが、単独は初めてでした。

 ✔️ どんなことから準備したらいいのだろうか?
 ✔️ 持ち物は何が必要か?
 ✔️ 航空券の手配、ホテルの手配はどうしたらいいのか?
 ✔️ スーツケースはどうしよう?!
 ✔️ 現地のお金はどう準備したらいいの???

など、心配な方は多いはずです。

そんな方のために、参考になる実際の準備の仕方を実際の事例をあげて説明していきたいと思います。

パスポートとビザの準備

上田さん 考えるまず、「海外」に行くことが決まったら、何をおいてもパスポートが必要です。

最近は、プライベートでの海外旅行が一般的になり、持っていない人が少なくなりましたが、やはり持っていない方もいますので、直ぐにパスポートを取得するようにします。

パスポートは各都道府県の都・県庁のパスポート申請窓口発給してもらえます。
詳しくは、下記の各県庁のページを参考に申請をしてください。

<パスポート申請先都道府県ホームページへのリンクはこちらから>

既にパスポートを所持している方は、パスポートの有効期限(Date of Expiry)までの残存期間が重要です。国によって、入国の際にこの残存期間が規定されており、これを満たしていないと、出入国が出来ません。

うっかり、そのままで航空券を購入し空港に行っても、成田、羽田の税関で止められます。止められなかったとしても、入国の際渡航先国で止められますので、しっかり、パスポートの有効期限は確認しておきましょう。

国によって、入国許可される、残存期間が違います。下の表を参考に、残存期間が少ない場合は、渡航先国の大使館に確認をすることをお勧めします。
(※ご注意: 下記、情報は突然変更する可能性があります。)

<主なパスポート残存有効期限と査証(ビザ)の要不要>

国名(地域) 査証 パスポート残存有効期間 その他
アメリカ合衆国 査証不要、ただしESTAの事前取得が必須 帰国時まで必要、入国時90日以上が望ましい 18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
カナダ 査証不要、ただしeTAの事前取得が必須(2016年3月15日以降の入国より) カナダ出国予定日+1日以上必要 18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
イギリス 不要 帰国時まで必要 18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
イタリア 不要 シェンゲン協定加盟国出国時3ヵ月以上必要 15歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
オランダ 不要 パスポートの査証欄余白は2頁以上必要
18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
スイス 不要 18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
スペイン 不要 18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
ドイツ 不要 18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
フランス 不要 パスポートの査証欄余白は2頁以上必要
18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
ベルギー 不要 パスポートの査証欄余白は連続3頁以上必要
18歳未満の方の単独・または片親のみの同行の渡航に条件がある
トルコ 不要 入国時6ヵ月+滞在日数以上必要 パスポートの査証欄余白は見開き2頁以上必要
アラブ首長国連邦 不要 入国時6ヵ月以上必要 パスポートの査証欄余白は見開きで2頁以上必要
イスラエル 不要 入国時6ヵ月以上必要 パスポートの査証欄余白は見開きで2頁以上必要

査証(ビザ)については、必要な国があります。特に中東やアフリカの国は注意が必要なので、大使館等で確認することをお勧めします。

アメリカ、カナダ、オーストラリアはそれぞれ独自の簡易査証の発行が義務づけられています。
アメリカはESTA、カナダはeTA、オーストラリアはETASと呼ばれており、それぞれネットで事前登録が可能です。

検索で調べて、渡航前に登録を行いましょう。

日本から渡航先への航空券の手配

鈴木さんPCパスポートとビザの次に早く手配したいのは、渡航先までの航空券です。
会社によって、総務部等で手配ができるところもあると思いますが、出張者自身で手配することもあると思います。(私もそうですが。。。)

日本から海外都市への直行便は便数が1日1便程度と限られていたりします。行き先にもよりますが、安い日系航空会社の直行便は早い者勝ちなので、日程が決まったらすぐにチケット予約をすることが重要です。

航空券については下記の種類があります。

 1. 正規航空券(ノーマル航空券)
 2. 正規割引航空券(PEX航空券)
 3. 格安航空券

大きな違いをあげますと、
 1.の正規航空券は有効期限が1年で1年を通して値段が変わりません。3種類の中で一番値段が高い設定になります。
 2.のPEX航空券は、ある一定の制限のある有効期限が設けられている航空券です。よって、1.よりも割安です。航空会社によってその制限は違います。
 3.の格安航空券は、変更の効かない航空券で3種類の中で一番安い航空券となります。

それぞれの状況に応じて、そのチケットの特性を生かした買い方が必要です。

大抵の企業では、役員クラスでない限りは、エコノミークラスの安いチケットを購入するケースが多いかと思います。日程に確実に変更がなければ、3.で購入するのが一般的ですが、渡航先の状況次第で、帰り便を延長したいというような可能性がある場合は2.のPEX航空券を手配することがあります。

また、価格を抑える手法としては、日系(JAL、ANA)航空会社ではなく、外資系の現地国航空会社を使う手があります。渡航先がアメリカならば、アメリカン航空やユナイテッド、イギリスならブリティッシュエアといった航空会社があります。

大抵、日系航空会社よりも安いチケットが手に入りますのでお得です。
最近はサービスも充実していて、日本人スタッフも乗り合わせていますから心配ありません。

ただ、出発遅延等のトラブルなどがあった場合の対処が、出発時(日本側)に起こった場合はまだいいのですが、帰国時など、渡航先で起こった場合は、日本人スタッフがいるとは限りません。最低でも英語での対応が求められるケースがありますので、その辺りはデメリットです。

そして、予約する航空券には、仕事開始の日にちと時間を考慮しましょう。

北米の西海岸は、現地着は出発と同日の朝につきます。頑張れば仕事はできます。ヨーロッパでも、お昼過ぎに着く便があります。
すると、うっかり到着日に仕事を入れてしまうことがあるのです。

しかし、時間があるからといってこれは非常にきついアレンジになります。到着した時には時差ぼけもあり、また、機内でしっかりとした睡眠が取れなければ、寝不足状態で、仕事をするのは体力的には非常にきつい状態にあります。

ですので、できれば到着日には仕事はなるだけ入れないようなアレンジが必要です。

どこで航空券を買うのか?

では、どこで航空券を買うのが良いのか?ということですが、航空券を買うのにも幾つかの選択肢があります。

上田さん3

それは、
 1. 航空会社の販売公式サイト
 2. 旅行代理店店頭及びその販売サイト
 3. エクスペディア

お勧めは、2.の旅行代理店です。

おそらく、企業によって取引先の中にJTBですとかHISなどの旅行代理店とのお付き合いがあるので、そちらに手配をお任せするのが一番と思います。
特に、繁忙期の3月、8月、9月、12月などは、特に経由便となると、幾つかのパターンがあり、その中で一番安いもの、座席の指定確保ができるもの(窓側、通路側など)をということを考えると、旅行代理店が持っている情報や検索能力はバカにできません。

ヨーロッパの国と国とを移動する際の航空券、特にLCC(Easy JetやBueling、エアベルリン)などはむしろ航空会社の公式サイトかエクスペディアがお勧めです。

なぜかというと、日本の旅行代理店では、現地のLCCまではコントロールできず、情報も持ち合わせていないからです。

ただ、日本から現地までの往復便に限って言えば、店頭でなくても電話などでも相談に応じてくれ、手数料を支払ってでも情報を買って、よりリーズナブルなチケットをとれることから、旅行代理店は良いです。

日程が決まっていて、繁忙期でなく、経路も決め打ちで行けるのであれば、公式サイトでも良いかもしれません。

現地で滞在するホテルの手配

渡航先で滞在するホテルの手配については会社で契約しているホテル等がある場合は、契約レートなどがあり、また、総務部などで手配が可能かもしれませんので、確認してみてください。

もし、自分で手配が必要な場合は、手配の仕方は様々ですが、いろいろな選択基準があると思いますので、何を自分が重視するかで決めていくことになると思います。
出張となると、当然、行動しやすい立地や仕事に支障をきたさないような安全性や快適性などが挙げられます。

それから、もちろん予算も重要です。決められた予算内で

 朝食まで付いているか?
 WiFiは無料で使えるのか?
 なまらないようにスポーツジムなどが付いているのか?

など、事前にチェックしましょう。

行動しやすい基準としては、訪問先に行きやすいか?近さだけではなく、公共の交通機関を使ってアクセスしやすいかなどの見方もあります。そのためには事前に訪問先の住所を入手し、Googleマップなどで位置を確認しておくことが大切ですね。

考え方の一つとしては、空港の近くのホテルも場合によっては使えます。空港からのアクセスが良いのはもちろんですが、飛行機や電車、タクシーに乗りやすいのもメリットです。大手ホテルチェーンなどの高いホテルは別として、比較的空港近くのホテルは、設備は充実していて、空港リムジンなどでの無料での送り迎えも吐きながら、中心街などのホテルよりも割安な場合もありますので、選択肢の一つとして気にしておくのもアリです。

次に、どこでホテルの予約をするのか?

ホテル予約の方法にもいくつかあります。

1. ホテルチェーンの予約サイト
2. 旅行代理店へ電話かサイトで予約
3. エクスペディアなどの予約、口コミサイト

だいたい、上記3つくらいではないかと思います。
1. のホテルチェーンの予約サイトですが、大手ホテルチェーンの「ヒルトン」「マリオット」などやその系列のホテルチェーンは独自のホームページサイトを持っていて、そこでホテル予約ができます。

部屋の空き状況なども確認でき、急な宿泊の予約などは、実は便利に活用できます。
私も、急に飛行機の行き先が変わってしまい、急遽、ホテルの独自サイトで予約をした経験があります。

<参考記事>
ホテルの当日予約は直接ホームページで

2. の旅行代理店は、情報を持っていれば、空き状況から手配までお任せできますので便利ですが、提携しているホテルとしか手配のやりとりができませんので、選択の幅があまり多くありません。余裕があれば参考程度に、情報収集に使ってみるのがいいと思います。

特に、現地で開催される「展示会」などに参加するため海外出張をするケースでのホテル手配ですが、実は大抵、その会場周辺のホテルは、その展示会主催者が抑えてしまって、レートコントロールしているケースが多いです。

大きな展示会の場合は、早めのホテル確保が重要です。展示会の主催者ページから、展示会開催期間中の予約のできる特設サイトからの予約しかできないケースがありますので、展示会などは、そのホームページからホテル情報を入手するのが重要です。

JTBやHISでは、その抑えられているホテルの情報はあまり持っていないケースが多く、秋があったとしても法外に高い値段での予約になってしまいがちですので注意していください。

3. そして、最近、ネット情報が充実して最もポピュラーなのが、ネットのホテル予約サイトからのホテル予約です。

これは、ホテルの独自サイトとは違い、第三者的に、公平な立場の予約サイトが、ホテルの評判を集め、比較できるサイトにしているので、立地やホテルそのものの評判、料金、設備の内容などを比較しながら選べるのが特長です。

またその予約サイトにも様々なサイトがあるので、下記の参考記事を参考にしながら、最適なホテルを探してみてください。

<参考記事>
海外ホテルのweb予約とエクスペディアを使うのはどっちがいいのか?
数ある旅行サイトの中から「最安値で出張条件に合った最適なホテル」検索する方法

お金とクレジットカードが命綱

お金は現金とクレジットカードを必ず持ちましょう。
現金は多くは要りませんが、多少は必要です。自動販売機やカードの使えないお店でちょっとお水でもという買い物は現金でしかできません。

また、クレジットカードは必須です。
アメリカ、アジア、ヨーロッパでの大抵の支払いはクレジットカードでできます。
ホテルの支払い、タクシー(場所によります)、鉄道、バス(これも場所により)、レストラン、博物館なども全てカード支払いできると思って良いと思います。

ただ、タクシーの移動を考えている場合は、少し現金を持っておいた方が良いです。最近はカードが使えるタクシーが増えましたし、ネットで予約できるUberなどが登場しましたが、トルコやスペインなどは、まだ現金しか扱ってくれないタクシーも多く走っています。

おそらく、現金でないと手元に収入として入らないので嫌がるのだと思います。カードで支払いができるのに、拒否される場合もあるので、必ずカード払いができるかを利用する前に確認するのが良いと思います。

現金の持ち合わせは、感覚として、1週間100−200ドル(ユーロ)もあれば十分な気がします。あとはカードで支払いをすれば事足ります。
そのあたり、以前書いた記事もありますので参考にしてみてください。

<参考記事>
海外出張両替のお金はいくら用意していく?
現金はあまり持ち歩かないようです

また、クレジットカードは複数枚持つことをお勧めします。というのも、カード会社に寄って使えない地域やお店があるからです。

<参考記事>
なくてはならないクレジットカード
概ね世界的に、VISA、Masterは使えます。JCBは日本、アジアは強いですが欧米ではほぼ使えません。また、AMEXはアメリカではどこでも使えますが、ヨーロッパで使えるところは極端に少なくなります。

使用している間に使用残高が無くなったり、最悪のケース紛失してしまった場合、予備のカードがないと、何もできなくなりますので、2枚以上、VISAかMasterカードを持っていると安全だと思います。

まとめ

ここでは、「まず」すべきこととして、パスポート、ビザ(査証)、航空券とホテルの手配、お金、クレジットカードの準備についてを書きました。

まとめ

まとめとしては、
✔️ パスポートは有効期限を確認し十分に残存期限があるかをチェック
✔️ 渡航先はビザ(査証)が必要なら手配する
✔️ 航空券、ホテルの手配は日程が決まったらすぐにする
✔️ 航空券の予約は旅行代理店、ホテル予約はエクスペディアがお勧め
✔️ 現金は必要なだけ、100-200ドル(ユーロ)程度。クレジットカードは2枚以上準備する

あると便利な物について考える

上田さん、鈴木さんこの続き、近いうちにまた記事にします。

次は、海外出張であると便利なものなどを考えます。
私は、空気を入れると膨らむハンガーを持っていきます。下着などは自分で選択しますので、これは便利です。

<参考記事>
初めての海外出張で不安。リストアップする持ち物は何となに?IMG_2960

それから、ポケットWiFiは欠かせません。これは絶対です。

<参考記事>
海外レンタルWiFIルーターのレンタル料が各国で違うのはなぜですか?







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