英文メールのサブジェクト（題名）はどうつけたらいい？

わかりやすいサブジェクトで

最近はメールも増えてきて、外に自分のメールアドレスを伝えると、仕事に関係のないメールまで多く飛び込んできます。

スパムメールなどは、メールフィルター機能が発達して、迷惑メールフォルダに振り分けされますが、そのような振り分けをかい潜り、多くのメールが受信メールに飛び込んできます。

もちろん仕事でのメールは日に日に増え、オフィスの隣席の人ともメールで会話しているケースもあるのではないでしょうか？

そんなたくさんのメールを毎日裁かなければならない、ビジネスマンにとって、直ぐに開かなければならないメールは、サブジェクトで決まります。

典型的なビジネスで使う、サブジェクトを上げてみましょう。

打ち合わせの内容について　Agenda

ミーティングで話しをする内容や課題を「Agenda」と言います。

Meeting Agenda

となると、ミーティングで話しをする内容についてという意味合いになります。メールの例文をあげましょう。

＜和訳＞
打ち合わせの議題について

スミスさま
お元気ですか？ご多幸のことと思います。

この度は、われわれとのミーティングのお時間をいただきありがとうございます。下記にミーティングの議題を記しましたのでご確認いただき、他に追加すべきことがあればおしらせください。

日時: 13:00− Feb. 28th, 2017
場所: NEE本社　第一会議室1st meeting room @NEE Headquater
出席者：マイクスミス、ピータースズキ、アンジャクソン

議題:
1.　２０１６年度営業成果
2.　２０１７年度新製品と営業目標
3.　現行製品における技術課題
4.　まとめ

よろしくお願いいたします。
アンジェクソン

というような感じでしょうか。
冒頭の"I hope you are doing well!” は決まり文句です。出だしの文句としてよく使います。また、最後の結びの言葉としての、Best Regardsも決まり文句です。こちらもよく使います。他にも色々と言い方があります。相手との間柄によって使い分けます。

＜結辞句＞
Best Regards：ビジネス。少しカジュアルに
Sincerely（Sincerely Yours）：ビジネスではよく使います。上記よりフォーマル
Thank you：何か頼みごとをしたときなど
Best Wishes：頑張って（親しい間柄のときなど）

アポ取りをするときには　Meeting Schedule

アポを取る時に、

Meeting Schedule

というサブジェクトをつけると、「次のミーティングの日取りのことを言いたいのだな」とわかります。

それでは、下記の例文のようなものはいかがでしょうか？

<和訳＞ 打ち合わせの日程 マイクさん お問い合わせ、どうもありがとうございます。私どもの製品についてのことは、直接お会いしてお話ししたいと思います。つきましては、お打ち合わせの機会をいただけませんでしょうか？ 問題無いようでしたら、来週の空いているお時間をおしらせください。 ご返信をお待ちしております。 よろしくお願いいたします。 アン
Inquiry：お問い合わせ
face to face：お会いして
Hence：ゆえに
look forward to 〜（名詞/動名詞）：〜を楽しみに待つ
＜参考記事：海外出張で使えるビジネス英語　その６　〜を楽しみに待つ＞

最後のlook forward to〜は、〜を楽しみに待つですが、ビジネス的には、「ご回答をお待ちしております」という意味を持たせるときに、頻繁に使いますので、覚えておきましょう。

お問い合わせについて　Inquiry

お問い合わせはInquiryです。
製品や価格、会社についてのお問い合わせについて、Inquiryをつかいます。

上記の例文の中にも、Inquiryが出てきていました。

＜和訳＞
問い合わせ

ご担当者様
御社の製品に興味があります。在庫状況と価格についておしらせ願います。

早期のご回答お待ちしております。
マイクスミス

To whom it may concern：ご担当者さま
be interested in 〜：〜に興味を持つ
Availability：在庫状況（製品問い合わせのときには）
Thank you in advance for〜：〜について（前もって）感謝します。

仕入れ先などにメールをするときにはこんな感じでしょうか？営業の方は、このような問い合わせメールを受け取ることがあるでしょう。
Availabilityなどは、完全にビジネス英語ですね。製造業などは、在庫のことだなと覚えておきましょう。

お急ぎの時には　Urgent

Urgent!!

となっていると、とても急いでいることがわかりますので、とても気になります。ただし、このようなメールを受け取った時には、スパムメールの場合もありますので、必ず送り主に注意しましょう。

見知らぬ方からの、このタイトルのメールは開くのを注意していください。

また、Urgentの後ろに、もう少し具体的な言葉を入れると、もっと効果的です。例えば、

Urgent Order：急ぎの注文
Urgent! program error：急いでください！プログラムエラーです

などです。

では例文です。

＜和訳＞
急ぎに注文

営業ご担当者様
急ぎの注文があります。至急、注文書を発行します。製品の配達予定日をおしらせください。

ご理解いただきたく。
よろしくお願いいたします。
マイクスミス

Issue：発行する
PO：Purchase Orderの略　注文書
ETD：Expected （または、Estimated）Delivery Date　配達予定日

Thank you for your understaning. はよく使います。無理を押して、お願いをする時、「よろしくお願いします！」だけだと何か物足りない場合、こちらの申し訳ない気持ちを先方に伝える時には、英語と言えども、言葉を重ねることは大切です。

但し、クドくならないように、ご注意を。

まとめ

メールのサブジェクトは、なるべく簡潔に、またメール本文の趣旨をわかりやすく表すべきです。そんな言葉で、しかも相手に伝わりやすいものは、定番がありますので、その定番は覚えておきましょう。

サブジェクトをつける時のちょっとしたアドバイス

最近では、メーラーもソフトも高性能になり、あまり見受けませんが、文字化けには注意です。メールのサブジェクトに「２バイト」文字は使わないようにしましょう。

「２バイト」文字とは、全角文字とも言われているもので、日本語変換されたものです。特に、数字やスペース、アルファベットは要注意です。
相手のメーラーで読み込んだ時に文字化けの恐れがありますので。。。

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