英語、言葉に関すること

英文メールのサブジェクト(題名)はどうつけたらいい?

メール、PC
上田さん3こんにちは。海外営業部の上田です。

英文のメールは書き慣れているとなんてことありませんが、書き慣れていないと、どのような体裁で書いた方がいいか迷います。

はじめは、色々な例文を参考にして応用して書いた方が形としては無難です。慣れてきたら、ある程度形は決まってきますので、だんだんと応用の幅が広がってきます。

今回は、英文メールでの一般的なサブジェクトの例をまとめてみました。

わかりやすいサブジェクトで

上田さん最近はメールも増えてきて、外に自分のメールアドレスを伝えると、仕事に関係のないメールまで多く飛び込んできます。

スパムメールなどは、メールフィルター機能が発達して、迷惑メールフォルダに振り分けされますが、そのような振り分けをかい潜り、多くのメールが受信メールに飛び込んできます。

もちろん仕事でのメールは日に日に増え、オフィスの隣席の人ともメールで会話しているケースもあるのではないでしょうか?

そんなたくさんのメールを毎日裁かなければならない、ビジネスマンにとって、直ぐに開かなければならないメールは、サブジェクトで決まります。

典型的なビジネスで使う、サブジェクトを上げてみましょう。

打ち合わせの内容について Agenda

ミーティングで話しをする内容や課題を「Agenda」と言います。

Meeting Agenda

となると、ミーティングで話しをする内容についてという意味合いになります。メールの例文をあげましょう。

サブジェクト:Meeting Agenda

Dear Mr. Smith
Hello, How are you? I hope you are doing well!

Thank you for your having a time for meeting us.
Could you please confirm below agenda and feel free to mail me if you have something additional.

Date: 13:00− Feb. 28th, 2017
Place: 1st meeting room @NEE Headquater
Attendee: Mike Smith, Peter Suzuki, Ann Jackson

Agenda:
Sales result in 2016
New product roadmap and sales target in 2017
Technical issues for current products
Sammary

Best Regards
Ann Jackson

<和訳>
打ち合わせの議題について

スミスさま
お元気ですか?ご多幸のことと思います。

この度は、われわれとのミーティングのお時間をいただきありがとうございます。下記にミーティングの議題を記しましたのでご確認いただき、他に追加すべきことがあればおしらせください。

日時: 13:00− Feb. 28th, 2017
場所: NEE本社 第一会議室1st meeting room @NEE Headquater
出席者:マイクスミス、ピータースズキ、アンジャクソン

議題:
1. 2016年度営業成果
2. 2017年度新製品と営業目標
3. 現行製品における技術課題
4. まとめ

よろしくお願いいたします。
アンジェクソン

というような感じでしょうか。
上田さん冒頭の"I hope you are doing well!” は決まり文句です。出だしの文句としてよく使います。また、最後の結びの言葉としての、Best Regardsも決まり文句です。こちらもよく使います。他にも色々と言い方があります。相手との間柄によって使い分けます。

<結辞句>
Best Regards:ビジネス。少しカジュアルに
Sincerely(Sincerely Yours):ビジネスではよく使います。上記よりフォーマル
Thank you:何か頼みごとをしたときなど
Best Wishes:頑張って(親しい間柄のときなど)

アポ取りをするときには Meeting Schedule

アポを取る時に、

Meeting Schedule

というサブジェクトをつけると、「次のミーティングの日取りのことを言いたいのだな」とわかります。

それでは、下記の例文のようなものはいかがでしょうか?

サブジェクト:Meeting Schedule

Dear Mike
Thank you very much for your inquiry. I would like to talk about our products by face to face with you. Hence could you please take a chance to have a meeting?

if you don’t mind, could you please send your time slot to open in next week?

I look forward to hearing from you soon.

Sincerely.
Ann

<和訳> 打ち合わせの日程 マイクさん お問い合わせ、どうもありがとうございます。私どもの製品についてのことは、直接お会いしてお話ししたいと思います。つきましては、お打ち合わせの機会をいただけませんでしょうか? 問題無いようでしたら、来週の空いているお時間をおしらせください。 ご返信をお待ちしております。 よろしくお願いいたします。 アン
Inquiry:お問い合わせ
face to face:お会いして
Hence:ゆえに
look forward to 〜(名詞/動名詞):〜を楽しみに待つ
<参考記事:海外出張で使えるビジネス英語 その6 〜を楽しみに待つ

上田さん3最後のlook forward to〜は、〜を楽しみに待つですが、ビジネス的には、「ご回答をお待ちしております」という意味を持たせるときに、頻繁に使いますので、覚えておきましょう。

お問い合わせについて Inquiry

お問い合わせはInquiryです。
製品や価格、会社についてのお問い合わせについて、Inquiryをつかいます。

上記の例文の中にも、Inquiryが出てきていました。

サブジェクト:Inquiry

To whom it may concern

I am interested in your product. Could you please inform availability and price of it?

Thank you in advance for your quick answer.
Mike Smith

<和訳>
問い合わせ

ご担当者様
御社の製品に興味があります。在庫状況と価格についておしらせ願います。

早期のご回答お待ちしております。
マイクスミス

To whom it may concern:ご担当者さま
be interested in 〜:〜に興味を持つ
Availability:在庫状況(製品問い合わせのときには)
Thank you in advance for〜:〜について(前もって)感謝します。

仕入れ先などにメールをするときにはこんな感じでしょうか?営業の方は、このような問い合わせメールを受け取ることがあるでしょう。
Availabilityなどは、完全にビジネス英語ですね。製造業などは、在庫のことだなと覚えておきましょう。

お急ぎの時には Urgent

Urgent!!

となっていると、とても急いでいることがわかりますので、とても気になります。ただし、このようなメールを受け取った時には、スパムメールの場合もありますので、必ず送り主に注意しましょう。

見知らぬ方からの、このタイトルのメールは開くのを注意していください。

また、Urgentの後ろに、もう少し具体的な言葉を入れると、もっと効果的です。例えば、

Urgent Order:急ぎの注文
Urgent! program error:急いでください!プログラムエラーです

などです。

では例文です。

サブジェクト:Urgent Order

Dear Sales
We have an urgent order. I am issuing the PO immediately.
Could you please inform me ETD date of the products.

Thank you for your understadning.
Best Regards
Mike

<和訳>
急ぎに注文

営業ご担当者様
急ぎの注文があります。至急、注文書を発行します。製品の配達予定日をおしらせください。

ご理解いただきたく。
よろしくお願いいたします。
マイクスミス


Issue:発行する
PO:Purchase Orderの略 注文書
ETD:Expected (または、Estimated)Delivery Date 配達予定日

上田さん 考えるThank you for your understaning. はよく使います。無理を押して、お願いをする時、「よろしくお願いします!」だけだと何か物足りない場合、こちらの申し訳ない気持ちを先方に伝える時には、英語と言えども、言葉を重ねることは大切です。

但し、クドくならないように、ご注意を。

まとめ

メールのサブジェクトは、なるべく簡潔に、またメール本文の趣旨をわかりやすく表すべきです。そんな言葉で、しかも相手に伝わりやすいものは、定番がありますので、その定番は覚えておきましょう。

まとめ

✔️ 打ち合わせの内容については、「Agenda」
✔️ アポ取りをするときには、「Meeting Schedule」
✔️ お問い合わせについては、「Inquiry」
✔️ お急ぎの時には、「Urgent」

サブジェクトをつける時のちょっとしたアドバイス

上田さん、鈴木さん最近では、メーラーもソフトも高性能になり、あまり見受けませんが、文字化けには注意です。メールのサブジェクトに「2バイト」文字は使わないようにしましょう。

「2バイト」文字とは、全角文字とも言われているもので、日本語変換されたものです。特に、数字やスペース、アルファベットは要注意です。
相手のメーラーで読み込んだ時に文字化けの恐れがありますので。。。

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