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領収書の名前を会社名にしてください

こんにちは。営業課長の上田です。

領収書というと、会社で経費としておりるのは、ホテル代、交通費、接待などの飲食代、手土産代などですが、実際に海外で、経費処理に必要な領収書を発行してもらうときのシチュエーションとはどんな時があるのでしょうか?!

レストランでの領収書

アメリカやイギリスで、レストランと言えばテーブル精算で、日本人にはなかなか馴染みのない方法ですね。テーブルで一通りの食事が済んで、

「Check Please!!」

っと、お願いしても、なかなかテーブルウェイター(ウェイトレス)が来ないで、意外に待たされることもしばしば。

一人の時は良いけれど、大人数で、チップまで入れた精算となると、もうてんやわんや。。。大変です。

そんな時、勇気を出して言ってみましょう。

各人の食べたものを、各人のカードで精算したいのですが?
「Can you arrange to separate it for each card?]

意外に受け入れてもらえます。
欧米はカード社会です。あんまりイヤな顔をされずに、対応してもらえます。そんな時には、少しチップを弾んであげて支払いをしましょう。煩わしい割り勘計算が無くなったのですから。

肝心な領収書ですが、簡単なのはカードの控えです。チップも含めたトータル額が支払われた証拠なので間違いありません。
アメリカやイギリスでは、支払いのときにちゃんと請求明細をテーブルに持ってきてくれます。チップ欄は空欄です。このとき、現金、カード関係無く、自分でチップの金額を記入し、トータル額を書き込んだ上で、相当金額の現金を渡すか、カード支払いの旨を伝えカードを渡します。
この控えを持ち帰れば、領収書になります。また、カード明細と一緒に提出すれば証拠になりますよね。

交通費の領収書は?

タクシーは簡単です。
「Can I have a receipt?]
と言えば、金額だけ書いたレシートをくれます。
国によって、Ticketなどという時もありますね。(スペインだったでしょうか。)
名前は後から自分で記入できます。

問題は、鉄道やバスです。

バスは、ほとんどもらえません。しかし、トラムや一部のヨーロッパの国などではバスの中にカウンターがあったりしてチケット販売されていて、チケットそのものに金額が書いてあります。
自動販売機の場合は、大抵、レシート発行の選択ができ、レシートが出てきます。スイスの市内バスは自販でレシートが出ました。

鉄道も自販でも、窓口でもレシートは手に入ります。
ただし、いわゆる名前入りの領収書をもらえるかというと、かなり難しいと言わざるを得ません。カウンターで購入する場合に、聞いてみるしか手はないですね。

WEBで予約したホテル代は要注意!!

領収書は、現地精算の場合はホテルのレセプションに言えば、発行してくれます。また、名前も言えば対応してくれます。ホテルによっては、朝食代の明細を部屋代と一緒にしてくれたりもしてくれ、ほぼ、要望通りに対応してもらえますので、是非、積極的に要望を言ってみてください。

ただし、エクスペディアなどのWEB予約の場合は要注意です。
ホテルやオファーによって、現地払いではなくすでに前払いでカードから引き落とされている場合があります。その場合、ヨーロッパではその国特有の旅行者税や別料金の朝食代などだけ、現地のホテルで請求されます。(税金は1−2ユーロ/泊程度)

では、部屋代の領収書はどうなるのでしょうか?

この場合は、ホテル予約サイトにによって対応はことなりますが、エクスペディアの場合、予約サイト上の操作で発行できます。各ホームページから旅行内容にアクセスできるメニューがあり、そこで発行できます。その時、自分で宛名設定もできるので、むしろこちらの方が正確に会社名で領収書を手に入れることができますので、便利ですね。

余談ですが、同行する人の宿泊予約を一緒に、自分のカードでWEB予約すると、支払いが分けられないことがあります。現地でホテルに言っても、各WEB予約サイトに言っても、ほぼ対応してもらえません。

あらかじめ、一緒に会社で精算できるのか確認してから、同一カードで同行者の予約もするようにした方が良いでしょう。
(これは、一緒のホテルに同時に2−3部屋予約した後、精算を分けられない苦労をした、実体験です。。。エクスペディアでも同じように断られました。。。要注意です!)

確実にホテルの領収書を”会社名で”手に入れる方法とは?

エクスペディアでは、事前に予約サイトでカード予約し、予約時点でカード精算した宿泊費については、会社名入りの領収書を宿泊後、予約サイトから”確実に”入手できます!!

その方法は、下記ページで詳しく解説しています↓
エクスペディアで会社名の入った領収書を入手する方法(宿泊費編)

ぜひ、ご参考にしてみてください。

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