海外出張の出張報告書ってどうしてますか？

海外出張から帰国後の出張報告。皆さんどうしてますか？なんだか、憂鬱ですよね。時差ボケも取れない中、打ち合わせのことを思い出すのも一苦労。メモは取ったけれど、今一つ思い出せないこともある感じだし。。。
そんなときに、役に立つ方法とは？！

決まった報告書フォーマットを作っておこう

大抵、出張が決まるということは、その時点で出張の目的があるということ。
その時に、現地で決めなければならないことを箇条書きにしておきましょう。

例えば、
　打ち合わせ日時、場所
　打ち合わせの相手
　出張、打ち合わせの目的
　対象顧客、対象製品、サービス
　目的に応じた検討課題
　課題に対する行動
　日程
　次回の打ち合わせについて
　
と、だいたい書くことは決まっているものです。
その出張で上記のようなことを決めた後、決まった内容を当てはめていけば書くことはそんなに難しくありません。

何も、文章で書くこともなく、箇条書きのまま記載していけば内容は伝わります。
「文章を書くのが苦手だから、報告書も苦手」

という、苦手意識とは無縁です。
明瞭完結に伝えたいならば、あまり脚色をせず、決まったことを書くのが一番伝わります。

事前に報告書案も作成しておくと頭が整理されます

ある程度、事前に報告書”形式”で打ち合わせ内容をまとめておき、報告書案を作成しておくことはおすすめです。会社によってはそのように事前に上司に報告をするところもあるくらいです。

報告はないにしろ、こうしておくと打ち合わせることの項目も整理できますし、打ち合わせはこれに沿って話し、この項目通りに決まったことを議事としてメモしておけば、自然と報告書が打ち合わせ中に仕上がっていきます。

こんなちょっとした仕込みが、出張後のアクションを早くもし効率的にするのです。

報告書は打ち合わせ後直ぐに

そして、書き漏れたことは頭の中に残っているうちに、追記しておきます。
打ち合わせが終わったらすぐに、その日のホテルの部屋に帰ってからすぐにやるようにすると、ほぼ、報告書は完成です。

後は提出前に体裁を整えるだけですね。

報告書のフォーマットが無いようでしたら、ネットに転がっています。無料使用できるものもありますので簡単にさがせますよ。
あとは、Wordのテンプレートなんかも使えますね。

報告書そのものは作業です。
打ち合わせの終わった後よりも、むしろ出張前に事前準備をしておくことで、スムーズに仕事が進めるようにするのが、できるビジネスマンのコツというものです。